Ekonomik Belirsizlik Koşullarında SAP Kullanan Firmaların Olmazsa Olmazı: SAP Bütçe Yönetimi Modülü
Giriş
Ekonomik dalgalanmalar, toplumların ve bireylerin hayatında önemli etkiler yaratır. Özellikle ekonomik durgunluk dönemlerinde, finansal belirsizliklerin arttığı, iş gücü piyasalarının zorlandığı ve tüketici güveninin azaldığı bu süreçlerde bütçe yönetiminin rolü daha da kritik hale gelir. Durgunluk, yalnızca ekonomik verilerle değil, aynı zamanda bireylerin ve işletmelerin günlük yaşamlarıyla doğrudan ilişkilidir. Bireysel harcamaların ne kadar konrollü yapılması gerekiyorsa, işletmeler için de bu dönemler harcamaların daha kontrollü yapılmasını gerektirmektedir. Reaktif yaklaşımlar yerine harcama gerçekleşmeden önce bütçe kontrollerinin öncesinde yapıldığı proaktif yaklaşımlar işletmelerin halihazırda Excel raporlaması yerine bu kontrolü otomatik yapan uygulamaları kullanmalarını gerektirmektedir.
Bu yazıda bütçe yönetimi ve dünyada en çok kullanılan ERP yazılımı olan SAP’de bütçe yönetiminin nasıl yapıldığı ile ilgili kısa bir anlatım yapılmıştır. Daha detaylı bilgi edinmek için yazının sonunda yer alan iletişim kanallarını kullanabilirsiniz.
Bütçe Yönetimi
Bütçe yönetimi, hem kamu hem de özel sektörde kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanılması için temel bir araçtır. Bu dönemde doğru bütçe planlaması, mali krizlere karşı dayanıklılığı artırabilir, işletmelerin ve bireylerin finansal güvenliğini koruyabilir ve uzun vadeli istikrarı destekleyebilir.
Bütçe yönetimi, mali kaynakların planlı bir şekilde kullanılması ve denetlenmesi sürecidir. Bu süreç, belirli bir dönem için gelirlerin ve giderlerin detaylı bir şekilde planlanmasını, bütçenin uygulanmasını ve ardından performansın değerlendirilmesini içerir.
Temel adımları şunlardır:
1- Planlama: Gelir ve giderlerin belirlenmesi, mali hedeflerin saptanması ve bütçe kalemlerinin düzenlenmesi.
2- Uygulama: Planlanan bütçeye göre harcamaların yapılması ve gelirlerin toplanması.
3- İzleme ve Kontrol: Gerçekleşen mali durumun bütçe planıyla karşılaştırılması, sapmaların analiz edilmesi ve gerektiğinde düzeltici önlemler alınması.
Bütçe yönetimi, mali disiplin sağlamaya, tasarrufları artırmaya ve finansal hedeflere ulaşmaya yardımcı olur. Hem bireyler hem de işletmeler için finansal sağlığı korumanın ve geliştirmenin temel bir aracıdır.
İşletmelerin bir kısmı bütçe yönetimini Microsoft Excel üzerinde yapabildiği gibi ERP kullanan firmalarda bunun için özel modüller yer almaktadır.
SAP Bütçe Yönetimi
SAP S/4HANA, SAP AG tarafından geliştirilen bir Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımıdır ve iş süreçlerini gerçek zamanlı olarak yönetmek ve analiz etmek için modern, entegre ve kullanıcı dostu bir platform sunar.
SAP bütçe yönetimi modülü (SAP Budget Control System (PSM-BCS) veya eski adıyla SAP Funds Management (PSM-FM) , SAP'nin finansal yönetim çözümleri arasında yer alır ve bütçe oluşturma, izleme ve kontrol süreçlerini destekler. Bu modül, insan kaynakları, lojistik ve diğer finansal modüller ile (FICO) entegrasyonu sayesinde işletmelerin finansal kaynaklarını etkili bir şekilde yönetmelerine ve bütçelerine uygun hareket etmelerine yardımcı olur.
· Etkin Kaynak Yönetimi: Bütçelerin doğru planlanması ve izlenmesi, finansal kaynakların daha etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.
· İyileştirilmiş Karar Alma: Gerçek zamanlı veriler ve raporlar, daha bilinçli ve hızlı kararlar alınmasını sağlar.
· Artan Şeffaflık ve Kontrol: Bütçe sapmalarının izlenmesi ve analiz edilmesi, mali performans üzerinde daha iyi bir kontrol sağlar.
· Gelişmiş Planlama ve Tahmin: Detaylı bütçe planlama ve tahmin yetenekleri, işletmelere gelecekteki mali durumlarını daha iyi yönetme imkanı sunar.
SAP bütçe yönetimi modülü, işletmelerin mali yönetim süreçlerini optimize eder, bütçeye uygunluk sağlar ve finansal hedeflere ulaşmayı destekler. Özellikle büyük ölçekli ve karmaşık organizasyonlarda, bu modülün sağladığı kapsamlı araçlar ve işlevler, etkili bütçe yönetimini mümkün kılar.
SAP Bütçe Yönetimi modülünde; organizasyon birimleri (mali merkezler), bütçe kalemleri (mali kalemler) ve bütçenin kaynağını belirten (fon) bazında bütçe girişleri ve bütçe harcama kontrolleri gerçekleştirilebilmektedir. Bu sayede hem işletme bütçeleri hem de yatırım bütçeleri harcama birimleri ve bütçe kalemleri bazında raporlanabilir.
SAP Bütçe Yönetimi – 3 Boyutlu Bütçe Kontrolü
Aktif Bütçe Kullanılabilirlik Kontrolü
Satınalma sürecindeki her aşamada dinamik olarak kullanılabilirlik kontrolü yapılmaktadır. Bütçe kontrol nesneleri ve satınalma aşamalarının her biri için belirlenen toleranslar ve stratejiler dahilinde bütçe harcamasına izin verilebilmektedir.
Satınalma Bütçe Kullanılabilirlik Kontrolü
Aktif Bütçe Kullanılabilirlik Kontrolü (AVC)
Toleranslara göre sistemin uyarı veya hata mesajı vermesi sağlanabilmektedir.
Bütçe Harcama Tolerans Profilleri
Ayrıca SAP’de yıllık bütçe yapılabildiği gibi yıllara sari alımlar için çok yıllı bütçe yönetimi de yapılabilmektedir.
Raporlama
SAP Bütçe Yönetimi ile bütçe nesneleri bazında bütçe/harcama/kalan raporlaması yapılabildiği gibi, satın almanın tüm aşamalarındaki (SAT,SAS,Fatura, Muhasebe Belgeleri) bütçe ve harcama durumları anlık olarak fon, mali kalemler ve mali merkezler bazında raporlanabilmektedir.
Bütçe Harcama Raporları (Detaylı)
Bunun yanısıra Fiori Launchpad üzerinden bütçe dashboard raporlarına da erişilebilir.
Fiori Bütçe Dashboard Ekranları
Planlama Entegrasyonu
Bütçe Yönetimi modülü SAP’nin bütçe planlama aracı olan SAP BPC ile entegrasyona sahiptir. SAP BPC üzerinde gerçekleştirilen planlama sonrasında onaylanan bütçeler SAP BCS modülüne devralınır. Bütçe kontrolleri SAP BCS üzerinden gerçekleştirilir.
SAP Bütçe Yönetimi – Proje Süresi
İlk kez SAP’ye geçecek firmalar kadar yıllardır SAP kullanan firmalar da SAP Bütçe Yönetimi modüllerine kolayca geçebilir.
Proje süreleri projenin büyüklüğüne göre değişebilmekle birlikte; halihazırda SAP kullanan ve SAP Bütçe Yönetimi modülüne geçmek isteyen orta büyüklükteki firmalar için 6-8 haftalık proje süresi sonrasında canlı kullanıma geçmek mümkündür. Firmanın büyüklüğüne ve bütçe yönetimi modülünden beklentilerine göre proje süresi haftalar bazında değişkenlik gösterebilmektedir.
Ayrıca; yıl içerisinde SAP Bütçe Yönetimi modülüne geçecek işletmeler için, canlı geçiş öncesindeki harcama belgelerinin bütçe yönetimi modülüne kayıpsız devralınması mümkündür. Yıl ortasında geçilmesine ragmen tüm yılı raporlamak isteyen firmalar için önemli bir özelliktir.
Geçmiş dönem belgelerinin Bütçe Yönetimi’ne devralınması; canlı geçişi yapılan döneme ve devralınacak belge miktarına göre proje süresini artırıcı etki oluşturabilir.
Lisans Gereksinimi
Yeni modül kurulumları için işletmelerin önem verdikleri diğer bir konu da getireceği ilave lisans yüküdür. SAP Bütçe Yönetimi ile ilgili yazının yazıldığı tarih itibariyle mevcut ERP lisansına ek bir lisans olmamakla birlikte güncel bilgi için SAP’nin 0001842563 numaralı OSS notu incelenebilir.
Proje Maliyeti
İşletmenizde SAP Bütçe Yönetimi modülü için kurumunuza özel anahtar teslimi çözümler ve danışmanlık maliyetlerini öğrenmek için aşağıdaki iletişim kanallarından ulaşabilirsiniz.
Bize Ulaşın
Devrim DERİCİ
devrim.derici@revola.com.tr
https://www.linkedin.com/in/dderici/
Revola Consulting
info@revola.com.tr
http://www.revola.com.tr
https://www.linkedin.com/company/revolaconsulting